Email professionnel, les 10 pièges à éviter

Le mail est omniprésent dans la vie quotidienne depuis de nombreuses années. Mais force est de constater qu’il n’est pas toujours correctement maîtrisé dans le monde professionnel. Pourtant, dans ce secteur, il constitue un moyen de communication incontournable. Il est presque impossible de s’y soustraire pour s’adresser à un collègue, encore moins à un supérieur hiérarchique. Retrouvez dans cet article le top 10 des erreurs à éviter dans un mail professionnel.

Bâcler l’objet du message dans un mail professionnel

L’intérêt que portera le destinataire de votre email sera fonction de l’intitulé de celui-ci. En effet, l’objet informe le destinataire du sujet abordé. Mal renseigner la case prévue à cet effet ou ne pas le faire est une grave erreur. En réalité, l’objet en lui-même constitue déjà une approche envers son lecteur.

User d’une mauvaise formule de politesse en tête de mail

Veuillez toujours vous en tenir au traditionnel, Madame/Monsieur. Au besoin, personnalisez la formule avec le nom de la personne concernée si vous la connaissez. Évitez des formules alambiquées surtout quand vous n’êtes pas sûr de leur emplacement ou du contexte de leur utilisation.

Envoyer un mail professionnel truffé de fautes

Une faute de frappe peut être traitée avec indulgence. En revanche, des fautes de grammaire et de syntaxe seront beaucoup moins bien acceptées. Petite astuce, rédigez vos correspondances professionnelles sous Word. Le traitement de texte vous aidera à détecter vos erreurs et à les corriger avant d’envoyer votre mail. Par ailleurs, il existe aujourd’hui de plus en plus de logiciels de correction orthographique. N’hésitez pas à vous en procurer, surtout si vous avez un peu de mal avec quelques règles de Français.

Confondre le champ Cci avec celui de Cc

Envoyer un mail collectif est de plus en plus fréquent. Toutefois, le faire en laissant apparaître les noms de tous les destinataires est à la limite du pardonnable. Aussi, pensez à personnaliser vos mails. Un envoi groupé ne vous dispense pas de vous adresser individuellement aux destinataires. Le one to one peut aussi s’appliquer dans le cadre d’une correspondance multiple. Pensez aussi à enlever le « tr » lorsque vous recevez un mail que vous voulez faire suivre.

Se tromper de destinataire

Cela peut arriver à n’importe qui. En confondant la première lettre d’une adresse du destinataire, on peut facilement envoyer le mauvais mail au mauvais correspondant. Cela peut se rattraper en envoyant rapidement un mail d’excuses pour sauver les apparences….. voire l’honneur !

Faire attention à la ponctuation

Les signes typographiques peuvent avoir autant de sens et de poids qu’un mot. Une utilisation abusive peut dénaturer le sens d’un texte. En effet, si on prend par exemple le cas des points d’exclamation, un usage intempestif et abusif pourra être perçu par votre interlocuteur comme un signe d’agressivité.

Faire attention au smiley et aux abréviations

Bien qu’autorisé, le smiley ne doit s’utiliser qu’entre collègues proches. La ligne de la familiarité peut être vite franchie si l’on n’y fait pas attention (surtout en l’employant avec des collègues jugés moins proches). Attention à ne pas confondre email et SMS. Dans le même registre, il faut aussi éviter les formules trop familières et les abréviations en tout genre. Un mail professionnel doit conserver un langage professionnel, quel que soit le degré de familiarité avec l’interlocuteur.

Ne pas aérer son mail

Il est important de ne pas négliger les espaces dans un mail. Un mail condensé et touffu complique un peu la lecture à votre destinataire. Cela ne lui donne d’ailleurs pas franchement envie de lire le mail, surtout quand il est long. Soyez donc brefs et concis en ayant toujours à l’esprit qu’un courriel donnera envie d’être lu s’il est suffisamment aéré. Les paragraphes doivent être courts et relativement de la même taille. D’ailleurs, pour l’esthétique du mail, il n’est pas très élégant de voir un premier paragraphe bien fourni, un deuxième très menu et un troisième bien chargé.

Rater la formule de politesse en fin de mail

Sachez trouver la formule idéale en évitant la familiarité. En cas de doute, contentez-vous d’un « bien à vous » ou encore « bien à toi ». Le traditionnel « cordialement » est parfois un peu trop direct et désintéressé. Essayez de trouver un compromis parfait entre familiarité et politesse. Il n’est pas inopportun de tenir compte du degré de familiarité avec le destinataire pour écrire votre formule de politesse finale. Toutefois, il faut à l’évidence rester professionnel.

Négliger vos sorties dans vos mails

Beaucoup n’y pensent pas ou trouvent que cela est superflu, mais en réalité, il est très important de signer son mail. Il s’agit là d’une preuve de professionnalisme à laquelle les plus pointilleux font attention en milieu professionnel. Au minimum, il faut insérer son nom au bas de ses mails avec un numéro de téléphone. Ayez à l’esprit de l’automatiser sur votre smartphone ou votre ordinateur. Cela vous fera gagner du temps. Au besoin, vous pouvez rajouter un logo à la suite de vos noms et prénoms. L’insertion d’un lien hypertexte vers un de vos blogs professionnels serait tout aussi judicieuse.